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高永利档案装订法(2005年命名)

  • 来源:平度政务网发布日期:2017-03-31【字体大小: 【打印】 【关闭】
  •     一、背景

       在档案的整理工作中,档案装订是其中一个重要环节,它是将一组有密切联系的档案文件固定在一起,形成档案的保管单位——卷。档案的装订要符合国家标准和规范。

       平度市有2300多个档案立档单位,每年要形成大量档案,无论是文书档案还是专门档案,装订工作任务十分繁重。常用的档案装订大多采用的是“三孔一线”装订。用普通的锥子穿孔,一般用针穿上线引过后打结,费时费力。从1979年起在档案装订中从线绳长度、锥子和装订方法进行了改进,不仅提高了装订速度,而且还节约了线绳,档案装订结实美观。

       二、做法

       1.采用线绳一拉准,确定线绳的长度

       一般来讲,档案工作人员在档案装订时只是大约确定档案装订线绳的长度,往往会出现线绳过长或过短现象,造成浪费。因此从准确确定线绳长度开始研究档案装订法。经过多年对档案卷皮计算和实践,发明了档案装订用线绳“一拉准”。具体是:将线绳拉紧,对准卷皮(A4、B5皆可)的对角线,这时的线绳长度A就是档案装订所需线绳的长度。如下图所示:

       从理论上讲,一个卷皮的大对角线A将一个长方形的卷皮一分为二成为两个直角三角形。以B5卷皮为例,卷皮的短边C是28厘米,底边B是40厘米,“三孔一线”装订的两个边孔距卷皮的上端和下端分别为6厘米,这样上下两个边孔的直线距离为16厘米,考虑到文件以200页为宜(约2厘米),再加上活结的长度8厘米。这样,需要线绳的长度为:16×2+2×4+4×2=48(厘米)。按照直角三角形定理计算线绳的长度A约为48厘米。

       2.改进装订用具,提高装订速度

       先进适用的工具是提高档案装订速度的关键。基层单位档案整理装订工作数量大,任务重,为提高档案的装订速度,又好又快的整理档案是档案工作者义不容辞的义务。过去档案装订用锥子,扎孔、穿线费时费力。为提高装订速度,首先改进了装订用的锥子:将锥尖磨了一个切口,采用“逆向装订”方法,从档案文件反面穿孔,锥子扎过挂上线绳一带而过打结一次完成,大大提高了档案的装订速度。

       三、成效

       此法为平度市档案馆的高永利同志首创,经过30年的实践有以下效果:一是提高了档案装订速度。通过装订线绳“一拉准”和锥子的改进,采用“逆向装订”方法,按照一个档案人员一般装订水平,每2分钟即可装订一卷档案,是原来装订速度的三倍。二是节约线绳,有利于节约资源。按照2300个立卷单位每个单位浪费一根线绳(约40厘米)计算,一年就是9200米(约82斤),价值近千元。而采用线绳长度“一拉准”方法,可以快速确定线绳的长度并节约大量绒棉和资金,有利于节约资源和建立环境友好型社会。三是可以达到档案案卷装订结实、美观,起到事半功倍的效果。

       此项档案装订法于2005年参加青岛市档案系统业务技能比武活动荣获业务绝活展示三等奖,并被以个人姓名命名为“高永利档案装订法”。该工作法在档案工作中推广应用30年来取得了良好的效果,受到档案工作人员的欢迎和好评。